Clawback : Fonctionnement, exemples et bonnes pratiques

Le clawback, très populaire aux États-Unis, également appelé récupération sur commissions est une clause non obligatoire de la lettre d’objectifs, autrement dit le contrat qui régit la rémunération variable des commerciaux.

À travers cet article, nous allons voir l’ensemble des bénéfices et inconvénients de cette pratique, que ce soit pour l’entreprise ou pour les commerciaux !

Ensuite, nous aborderons les différentes méthodes de calcul existantes, en les illustrant avec un exemple concret. Et pour finir, les experts de Qobra vous délivreront leurs conseils et bonnes pratiques en matière de clawback.

‍

1. Qu’est-ce que le clawback ?

La clawback est une clause autorisant l’entreprise à récupérer tout ou partie d’une commission à un collaborateur, avec ou sans intérêt, et selon certaines conditions précisées au sein de la lettre d’objectifs.

Une fois inscrite dans la lettre d’objectifs, cette clause est généralement non négociable, cependant tout montant récupéré doit être justifié par l’entreprise.

Le clawback protège notamment l’employeur de pertes financières dû à des actions frauduleuses, illégales ou non conformes aux politiques de l'entreprise de la part du commercial.

Elle est également utilisée par certaines entreprises en cas d’annulation ou de résiliation de contrat dans un délai précis qui doit être inscrit dans la clause de récupération sur commissions.  

📌 L'exemple de Hubspot

HubSpot a mis en place un clawback pendant les quatre premiers mois des nouveaux contrats clients. Concrètement, dès lors qu’un client résilie son contrat moins de quatre mois après l’avoir souscrit, Hubspot récupère automatiquement la totalité de la commission auprès du commercial ayant vendu le contrat.

À titre d’exemple, si le taux de commission est de 5% pour chaque nouveau contrat, qu’un commercial signe un contrat d’une valeur de 20 000€ et que celui-ci vient à s’annuler 2 mois après la signature, Hubspot récupère les 1 000€ de commission préalablement versés au commercial.

‍

2. Les avantages du clawback

Au premier regard, le système de clawback semble avantageux pour l’entreprise, mais beaucoup moins pour les commerciaux. Regardons donc de plus près les conséquences positives que permet le clawback, pour l’employeur comme le collaborateur.

Protéger l’entreprise d’éventuelles pertes financières

Généralement, un collaborateur perçoit de la rémunération variable dès lors qu’il contribue à générer du chiffre d’affaires pour son entreprise. De ce principe, il se voit donc rétribuer un pourcentage de ce même chiffre d’affaires.

In fine, si ces revenus ne sont pas générés, cela entraîne une perte pour l'entreprise, qui a dû payer une commission pour une affaire qui n'a pas abouti. Dans la situation où cette perte financière est causée par le commercial pour l’une des raisons inscrites dans sa lettre d’objectifs (fraude, résiliation du contrat à court terme, etc.), la clause de récupération permet à l’entreprise de récupérer la commission versée.

La clause de récupération des commissions guide les entreprises vers une croissance durable, qui profite à la fois à l'entreprise et à ses employés.

Protéger l’entreprise juridiquement

En cas de comportement inapproprié de la part d’un collaborateur sur une vente où il perçoit une commission, le clawback offre à l’entreprise des motifs légaux pour se protéger juridiquement et réclamer un remboursement voire un dédommagement avec intérêts.

Généralement, la récupération sur commissions est rarement utilisée pour ce cas d’usage. Néanmoins, elle provoque un effet dissuasif auprès des commerciaux tentés de mener une action frauduleuse.

Encourager les commerciaux à fidéliser les clients

Le clawback incite les commerciaux à privilégier les prospects qui apporteront une croissance durable à l’entreprise, à qui le produit et/ou service répond réellement à leurs besoins.

En toute logique, pour éviter de potentiellement perdre leurs commissions, les commerciaux qualifient donc soigneusement chacun de leurs prospects.

Améliorer l’expérience client

En mettant en place le clawback, l’entreprise incite également les commerciaux à améliorer l’expérience client. En effet, elle les encourage à suivre l’onboarding de leurs clients et à s’assurer qu’ils soient satisfaits.

Autrement dit, en intégrant une clause de récupération sur commissions, l’entreprise s’assure que ses commerciaux assistent leurs clients tout le long de leur phase d’intégration, et tirent ainsi tous les bénéfices du produit et/ou service fourni.

Payer les commissions avant de recevoir le paiement des clients

Bien souvent, pour motiver et récompenser les commerciaux, voire éviter toutes frustrations, certaines entreprises paient les commissions au moment de la signature du contrat, avant donc de recevoir la totalité du paiement du client.

Dans cette situation, le clawback permet donc aux entreprises de ne pas engendrer de pertes si le contrat est annulé ou qu’elle n’a pas reçu la totalité du paiement.

Transformer les POC en contrat client

De nos jours, nombreuses sont les entreprises à vendre des POC (Proof Of Concept), notamment auprès des grands comptes, cela leur permet de s’assurer que le produit et/ou service correspond à leurs attentes et besoins.

En instaurant une clause de récupération sur commissions sur les POC, l’entreprise incite ses commerciaux à finaliser leurs ventes pour percevoir la totalité des montants des contrats.

‍

3. Les inconvénients du clawback

Comme nous venons de le voir, le clawback vise principalement à accompagner l’entreprise vers une croissance durable. Cependant, la récupération sur commissions a également des conséquences néfastes.

Manque de visibilité et de transparence

Le principe du clawback peut avoir un impact considérable sur le mental des commerciaux. En effet, ils peuvent être obstinés par ses conséquences sur leur paie, et ainsi les obliger à tenir leurs propres comptes pour être sûr d’être payé le bon montant au bon moment. Une action les détournant de leur cœur de métier.

De plus, selon les entreprises, le fonctionnement du clawback peut être plus ou moins complexe et opaque.

Il est donc primordial pour les entreprises d’apporter une transparence totale sur le principe de fonctionnement des récupérations sur commissions et leur état d’avancement. Dans le cas contraire, l’entreprise s’expose à un risque de turnover.

🛠 Outil

Les plateformes de gestion des commissions comme Qobra permettent aux commerciaux de suivre en temps réel leurs commissions, mais aussi d’obtenir en toute autonomie un détail approfondi de leurs commissions passées et actuelles.

Complexité comptable

Selon les entreprises, il existe deux méthodes différentes pour récupérer tout ou partie d’une commission. La première consiste à la récupérer directement de manière rétro active, tandis que la deuxième consiste à mettre en place un quota négatif pour la prochaine période de commissionnement.

Peu importe la méthode utilisée, cela a un impact considérable sur la gestion des comptes de l’entreprise. Une problématique d’autant plus importante pour les entreprises publiques, cotées en Bourse ou soumises à l'ASC 606.

Conséquences juridiques et financières

Comme énoncé précédemment, il est primordial de bien détailler son système de clawback et de le suivre à la lettre. Aucune erreur de calcul ou de comptabilisation n’est permise.

Et pour cause, l’entreprise s’expose à des poursuites judiciaires lourdes et à des dédommagements conséquents.

📖 Pour la petite histoire...

En 2017, les collaborateurs d’Oracle ont intenté une procédure à leur employeur concernant des récupérations sur commissions. L’entreprise a été poursuivie à hauteur de 150 millions de dollars.

‍

5. 3 méthodes de clawback

Pour comprendre simplement les différentes méthodes de clawback, nous allons les illustrer avec un exemple concret !

À titre d’exemple, voici donc la structure du plan de commissionnement de l’entreprise “X” :

• Indicateur : Revenu Annuel Récurrent (ARR)
• Quota période 1 (exemple : 1er trimestre) : 100 000€
• Quota période 2 (exemple : 2ème trimestre) : 200 000€
• Taux de commission jusqu'à concurrence du quota : 10%
• Commission au-delà du quota : 15%
• Clause de récupération sur commissions pour tous les contrats annulés ou résiliés avant 6 mois après avoir été souscrits

Et voici les ventes réalisées par un commercial de l’entreprise “X” sur la période 1 et la période 2 :

Clawback rétroactif

Le clawback rétroactif consiste à récupérer directement la commission auprès du commercial dès lors qu’un fait inscrit dans la clause le justifie (annulation ou résiliation du contrat, action frauduleuse ou illégale, etc.).

📌 Exemple

En janvier, un commercial de l’entreprise “X” signe un nouveau contrat d’une valeur de 50 000€. Comme le définit sa lettre de l’objectif, il doit toucher 10% de la valeur totale du contrat, soit 5 000€ dans cet exemple.

Cependant, la clause de récupération sur commissions indique que si un contrat est résilié moins de 6 mois après avoir été souscrit, l’entreprise récupère la totalité de la commission.

Il est important de noter que cette méthode de récupération sur commissions est particulièrement adaptée aux entreprises qui versent des commissions par transaction ou dans la situation où le vendeur n’a pas dépassé son quota. Autrement dit, dès lors qu’une entreprise utilise des paliers de commissionnement ou des accélérateurs de commissions et qu’ils sont atteints, le principe de clawback rétroactif se complexifie.

📌 Exemple

Reprenons l’exemple de l’entreprise “X”, un commercial signe un contrat “A” à hauteur de 50 000€ en janvier mais celui-ci est résilié en juin. La structure du plan de commissionnement indiquant que le commercial touche 10% de commission jusqu’à 100 000€, et 15% pour les contrats supplémentaires signés au cours de la période.

Supposons maintenant que le commercial a signé un contrat supplémentaire “B” en février à hauteur de 75 000€. Le commercial touche donc 10% de 50 000€ (soit 5 000€) et 15% de 25 000€ (soit 3 750€) puisqu’il a dépassé le quota initial et bénéficie donc du second palier.

Cependant, avec le système de clawback, le quota du commercial redescend à 75 000€ pour la période 1 et n’est donc plus à 125 000€ puisque le contrat “A” a été résilié. In fine, le commercial doit donc rendre sa commission de 10% sur les 50 000€ du contrat “A” (soit 5 000€), et sa commission sur le contrat “B” est recalculée à hauteur de 10% (soit 7 500€), il doit donc également la différence entre sa commission initiale sur le contrat “B” et sa commission finale (soit 1 250€).

Concrètement, en déduisant le clawback de la période 1 sur la période 2, la commission que va recevoir le collaborateur pour la période 2 n’est plus de 27 500€ mais de 21 250€.

Clawback non rétroactif

Cette deuxième méthode consiste à inscrire le contrat de vente annulé ou résilié comme un nouveau contrat de vente mais avec un montant négatif, et de l’appliquer à la période au cours de laquelle la résiliation ou l'annulation a été confirmée.

Concrètement, les relevés de commissions sont plus clairs pour les commerciaux, ils n’ont plus à vérifier eux-mêmes que les montants des récupérations sur commissions correspondent aux montants initiaux. Cela s’affiche comme un contrat avec un montant négatif et une commission négative associée.

Cette méthode est également plus simple à gérer pour le(s) collaborateur(s) en charge du calcul et de la gestion des commissions, plus besoin de s'assurer que la date d'annulation est la bonne, il suffit simplement d'ajouter une nouvelle ligne avec une vente négative. De plus, cette méthode considère le clawback comme une vente et reprend donc les mêmes règles que la structure de commissions.

📌 Exemple

Reprenons l’exemple du commercial de l’entreprise “X”. En juin, le contrat “A” signé en janvier est annulé, l’entreprise va donc enregistrer cette annulation comme une opération négative de 50 000€ (soit une commission de 5 000€), avec une date d’effet en juin.

Concrètement, pour atteindre le quota de la période 2 et ainsi toucher un taux de commission de 10%, le commercial doit enregistrer 250 000€ de nouveaux contrats sur la période 2 et non plus 200 000€.

Si nous reprenons l’exemple ci-dessus, le commercial de l’entreprise “X” a donc signé le contrat “C” en avril d’une valeur de 100 000€ et un le contrat “D” en mai à hauteur de 150 000€. Concrètement sa commission pour le contrat “C” est de 10% de 100 000€ (soit 10 000€), et pour le contrat “D”, 10% de 100 000€ (soit 10 000€) et 15% de 50 000€ (soit 7 500€). Cependant, l’annulation du contrat “A” à hauteur de 50 000€ est comptabilisée en juin et est donc associée à un taux de commission de 15% (soit 7 500€).

Comme le montre l'exemple ci-dessus, cette méthode de récupération protège davantage les entreprises contre le dépassement des quotas, au détriment des commerciaux. Pour preuve, dans l'exemple utilisé, il y a une différence de 1 250 € entre la méthode 1 et la méthode 2.

C'est une source de démotivation pour les commerciaux, car ils peuvent avoir l'impression que la récupération est un obstacle au dépassement des quotas. Au final, cela peut les inciter à utiliser ce que l'on appelle "l'effet frigo", c'est-à-dire à retarder ou à bloquer un contrat de vente jusqu'à la période suivante afin de dépasser le quota, et donc de percevoir des commissions plus élevées.

Clawback : combinaison des deux méthodes

Cette troisième méthode consiste à récupérer rétroactivement une commission en recalculant le quota de la période 1 sans impacter la période 2.

Concrètement, cela peut préserver l’entreprise d’un dépassement de quota sur la période 1 tout en ne démotivant pas les commerciaux à ne pas dépasser leur quota pour la période 2.

📌 Exemple

Reprenons l’exemple de l’entreprise “X”, le commercial a signé un contrat de 50 000€ en janvier avec un taux de commission de 10% (soit 5 000€). Cependant, le contrat a été annulé par l’acheteur en juin, soit moins de 6 mois après sa souscription. Comme le prévoit la clause de récupération sur commissions, l’employeur va donc récupérer la totalité de la commission.

Pour calculer le montant exact du clawback, l’entreprise va revenir sur les ventes réalisées par le commercial sur la période 1. Le contrat annulé va tout simplement être une nouvelle ligne ajoutée juste en dessous de la vente initiale, avec le même montant mais en négatif.

En réalisant cette opération, la commission du commercial sur la période 1 change car il n’atteint pas le second taux de commission de 15%. In fine, au lieu de percevoir 13 750€, il doit percevoir 7 500€, soit un écart de 6 250€, une somme qui sera déduite de la paie des commissions de la période 2. La commission sur la période 2 est donc de 21 250€ au lieu de 27 500€.

Bien que cette troisième méthode rassemble les avantages du clawback rétroactif et non rétro actif, elle est assez complexe à mettre en place, notamment pour les entreprises soumises à l’ASC 606.

‍

6. Clawback : 7 conseils et bonnes pratiques

Le clawback est un processus qui peut s’avérer complexe aux premiers abords, que ce soit pour l’entreprise comme les commerciaux. Cependant il existe une liste de bonnes pratiques autour de ce système pour le simplifier et faciliter sa gestion.

Établir des clawback simples et peu nombreux

Étant donné la complexité que peut refléter le clawback, il est indispensable de limiter le nombre de cas possible et de les simplifier au maximum.

Concrètement, il s’agit ici de définir par exemple 3 cas de clawback : action frauduleuse du commercial, action illégale du commercial et annulation du contrat de vente par l’acheteur.

Ensuite, il faut définir précisément pour chacun des cas énoncés ci-dessus, les actions qui peuvent les déclencher. À titre d’exemple, le renseignement d’un mauvais montant sur un contrat de vente est un fait qui correspond à une action frauduleuse du commercial.  

Définir des seuils de déclenchements et des montants raisonnables

Pour qu’un système de clawback ait les impacts espérés pour l’entreprise comme les commerciaux, il est fortement déconseillé de pratiquer des montants excessifs ou d’imposer de longues périodes de récupération.

Cela ne peut que conduire à la démotivation, à la méfiance et à la frustration, et en fin de compte à une rotation élevée du personnel et à une baisse des performances des commerciaux.

À titre d’exemple, les récupérations sur commissions doivent intervenir au plus tard 6 mois après une vente, et les montants atteindre dans le pire des cas la totalité de la commission.

Équité entre les commerciaux

En toute logique, il est indispensable que le système de clawback concerne tous les commerciaux et respecte les mêmes conditions pour tous.

Communication et transparence

La communication et la transparence sont clairement les deux points les plus importants !

Tout d'abord, le système de récupération doit être expliqué oralement et par écrit à tous les représentants commerciaux de manière régulière, claire et détaillée.

Concrètement, les commerciaux doivent facilement comprendre :

• L'objectif du clawback
• Les cas d'usage
• Fonctionnement
• L'impact potentiel sur leur rémunération
• Les conditions légales et juridiques

Ils doivent comprendre que les récupérations sur commissions ont pour objectif de soutenir une croissance durable pour leur entreprise.

De plus, ils doivent pouvoir accéder simplement, à tout moment et en toute transparence à son fonctionnement à travers diverses ressources (FAQ, Notion, Google Drive, Livret d’accueil, Sales playbook, etc.).

Revoir régulièrement la clause de clawback

À l’image d’un plan de rémunération variable, une clause de récupération sur commissions doit être revue en fonction du stade de maturité de l’entreprise et du marché.

Une analyse approfondie doit donc être menée régulièrement pour observer son impact et ainsi pouvoir la modifier afin qu’elle ait l’impact escompté.

Rédiger la clause de clawback avec un juriste

Afin d’être sûr que la clause de clawback est conforme aux réglementations en vigueur, il est vivement conseillé de rédiger ou faire relire sa clause par un expert (avocat, juriste, etc.).

En effet, il est primordial de s’assurer que la clause respecte l’ensemble des règles permises dans l’État ou le pays dans lequel elle entre en vigueur.

Automatiser le clawback

Comme nous l’avons vu tout au long de l’article, la mise en place d’un tel système est un processus long, fastidieux et chronophage pour les équipes en charge la gestion des commissions. De plus, cela peut créer des tensions fortes avec les commerciaux.

Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions comme Qobra, qui permettent d’automatiser le clawback. Les entreprises ont seulement à définir les règles de fonctionnement et à les implémenter en quelques clics dans la plateforme de gestion des commissions.

En automatisant le processus, en plus de gagner un temps précieux, aucune erreur manuelle ne peut subvenir, ce qui réduit considérablement les risques de frictions et de frustrations.

De plus, une plateforme telle que Qobra offre aux commerciaux une transparence totale sur chaque commission perçue, à la fois sur le site en termes d'origine et de détails sur le montant récupéré.

Le mot de la fin…

Le système de clawback présente de nombreux avantages. En effet, premièrement, il permet à l’entreprise de se protéger financièrement et juridiquement. Ensuite, d’un point vue commercial, il encourage les commerciaux à fidéliser leurs clients et à améliorer l’expérience client.

La multiplicité des méthodes de clawback (rétroactive, non rétroactive, combinaison des deux) offre la possibilité aux entreprises de choisir celle qui leur correspond le mieux.

Cependant, peu importe la méthode sélectionnée, il ne faut pas négliger les inconvénients d’un tel système. Et pour cause, il est d’une complexité comptable indéniable qui est très énergivore en temps et en stress. De plus, le manque de visibilité et de transparence des commerciaux peut avoir un impact considérable sur l’entreprise : méfiance, frustration, mécontentement, turnover, baisse de la performance commerciale, etc.

Heureusement, ces conséquences désastreuses peuvent être facilement évitées grâce à des plateformes de gestion des commissions comme Qobra.

Qobra automatise le calcul et la gestion des récupérations sur commissions, permettant ainsi aux équipes en charge de leur gestion de gagner un temps considérable, mais aussi d’éviter toutes erreurs potentielles. Qobra fournit également une transparence totale aux commerciaux sur l’origine, le fonctionnement et le détail des montants des clawback.