Finance : 5 tâches à automatiser

Selon une étude Gartner menée sur 4 continents dans différentes industries, 79 % des décisionnaires en entreprise admettent que l’automatisation, l’intelligence artificielle et l’analyse par la data sont des aspects majeurs pour leur succès lors des prochaines années.

Les jours sont comptés pour les tâches manuelles et ennuyeuses des Directeurs Administratif et Financier (DAF) et des Chief Revenue Officer (CRO). L’automatisation et l’intelligence artificielle arrivent à la rescousse pour prendre en charge ces missions chronophages. Les stratèges de la finance vont pouvoir se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée !

La gestion des données financières, la récupération des données dans de multiples tableurs Excel et Google Sheets, la facturation des clients ou encore le calcul des commissions peuvent faire perdre un temps considérable dans la finance.

Avec le développement de l’automatisation, du no-code et de l’IA, ces nombreuses tâches peuvent être automatisées. Non seulement cela soulage les personnes qui en sont en charge, mais cela permet aussi de limiter le risque d’erreurs et de réduire les délais d’exécution !

‍

1. Le calcul des commissions

Avant de s’attaquer au sujet du calcul des commissions, il convient de faire un léger rappel des nombreuses étapes d’un processus de gestion des commissions :

1. Configuration d'un plan de commissionnement
2. Récupération des données commerciales dans le CRM
3. Vérification des montants des commissions
4. Communication inter-utilisateurs
5. Partage d'informations
6. Animation du plan de rémunération variable
7. Analyse et traitement des données
8. Paiement des commissions

Généralement, Google Sheets et Excel sont les outils de prédilection des entreprises pour calculer les commissions des commerciaux. Pourtant, les services financiers s’accordent pour dire que ces outils ne sont pas adaptés pour calculer et bien gérer la rémunération variable !

Et ils ne sont pas les seuls… En effet, selon une étude sur les commissions réalisée par Qobra et Modjo, 68 % des collaborateurs ne sont pas satisfaits d’Excel et Google Sheets.

Quelles sont les raisons de cette frustration ?

• Calcul manuel des commissions = Taux d'erreur élevé = Manque de fiabilité
• Calcul manuel des commissions = Perte de temps
• Commissions non centralisées et détaillées = Allers-retours entre les parties prenantes = Perte de temps
• Absence d’historique des commissions payées = Manque de traçabilité et d’auditabilité
• Impossibilité de budgétiser les commissions = Manque d’anticipation et de contrôle

In fine, selon la taille de l’entreprise, ces étapes peuvent prendre quelques jours par mois, voire la mobilisation de plusieurs personnes à temps plein. Excel et Google Sheets sont donc obsolètes et inadaptés pour la gestion des commissions !

En adoptant une plateforme comme Qobra, l'entreprise économise non seulement un temps considérable tous les mois , mais améliore également sa performance commerciale.

"C'est environ 5 à 6 jours par mois que nous gagnons grâce à Qobra par rapport à Excel".
Maximilien Jooris, Responsable des opérations de revenus chez Agicap

Pour un DAF ou un CRO, une plateforme de gestion des commissions permet entre autres de :

• Implémenter ou modifier simplement les plans de commissionnement
• Fiabiliser les montants des commissions
• Échanger en toute simplicité avec les différentes parties prenantes
• Reconstituer facilement les modifications apportées aux systèmes de commissions pour rester conforme en cas d’audit
• Créer des scénarios pour provisionner les commissions à venir
• Déterminer en toute autonomie le processus de validation des commissions en fonction de la hiérarchie
• Automatiser l’envoi des commissions à la paie

Un tel outil est un levier considérable pour gagner du temps, mais aussi attirer, motiver et fidéliser les équipes en charge de la gestion des commissions et leurs bénéficiaires.

‍

2. La facturation client

Il n'y a encore pas si longtemps, la facturation se faisait avec un papier, un stylo, une enveloppe et un timbre. Les choses ont bien changé, et heureusement pour les services financiers des entreprises !

Entre les les erreurs, les imprécisions, la non-conformité d’une facture et la durée de traitement, la facturation demande un temps considérable. Néanmoins, elle est le carnet de santé d’une entreprise. Sans une bonne gestion de la facturation client, l’entreprise risque de fermer ses portes en à peine quelques semaines.

Bien que l'envoi de factures soit désormais numérisé, cette tâche est toujours chronophage et soumise à de potentielles erreurs humaines. En effet, la facturation implique différents services d’une entreprise comme les commerciaux, le service client et la finance. Plus il y a de personnes impliquées, plus les chances de commettre une erreur augmentent.

Les DAF et CRO doivent toujours vérifier manuellement le bon paiement des factures par les clients. Pour ce faire, il est nécessaire de naviguer sur les différents comptes de l’entreprise. D’autre part, les relances se font aussi par email ou par téléphone, des tâches qui demandent du temps, de la concentration et saccadent la productivité. Enfin, toutes les données relatives aux factures des clients peuvent rapidement s’éparpiller. Dans certaines entreprises, le DAF ou le CRO est donc obligé de chercher et rapatrier les ressources dans un seul et même dossier.

Aujourd’hui, grâce aux applications d’automatisation et l’intelligence artificielle, des logiciels de facturation de qualité ont vu le jour, et leurs bénéfices sont nombreux :

• Ajout simplifié de nouveaux clients dans la base client avec un simple SIRET ou nom d’entreprise
• Paiements plus rapides
• Rappels automatisés
• Gestion des factures en temps réel

Le service financier gagne donc un temps précieux chaque semaine et peut consacrer ces précieuses heures à d’autres activités.

💡 Bon à savoir

Il est primordial de veiller à la bonne connexion entre les différents outils nécessaires à la facturation client. À titre d’exemple, pour que le logiciel de facturation détecte les paiements des clients, la banque de l’entreprise doit y être rattachée.

À partir de 2024, la réforme de la facturation électronique impose de choisir un logiciel de facture conforme.

Parmi les fournisseurs conformes du marché, on peut notamment citer Cegid, Sage, Pennylane, Odoo, SAP ou encore NetSuite. Il est important de sélectionner l’outil en fonction de ses processus en interne.

“Avant, un collaborateur traitait 100 factures en 1h, aujourd’hui et grâce à Pennylane il peut en traiter 200 en 45 min.”

Franck Laumon, Managing Partner chez Dafinity

‍

3. La gestion des données financières

Selon une enquête de Redbridge, plus de 2/3 des dirigeants font de la trésorerie leur priorité.  

La comptabilité a pendant longtemps été fastidieuse pour les entreprises. Avec une tenue de registres manuelles, les services financiers devaient inscrire toutes les entrées et les sorties de l’entreprise.

À son arrivée, Excel a révolutionné le quotidien des DAF et des CRO en simplifiant la méthode de calcul et avec la sauvegarde instantanée des données. Cette innovation a simplifié les méthodes de travail et la rapidité d’exécution des équipes, les informations étant plus précises et les erreurs limitées.

Cependant, les entrées des données financières restent manuelles. Les DAF et les CRO doivent entrer les chiffres régulièrement au sein de leurs tableaux, et bien que les méthodes de calcul soient facilitées avec Excel, les erreurs de saisie sont toujours fréquentes. De plus, cela requière un temps considérable aux équipes financières.

En revanche, l’apparition des logiciels de comptabilité a révolutionné la vie des équipes des services financiers. Les outils comme Pennylane, Sage, QuickBooks, FreshBooks ou encore Axonaut apportent aujourd’hui une solution qui permet d’automatiser :

• La comptabilité
• La facturation
• Le paiement
• Et bien d'autres tâches encore

Chacun des outils cités précédemment possède des fonctionnalités différentes plus ou moins adaptés aux besoins et enjeux des entreprises.

"Axonaut nous a permis d'augmenter notre productivité de 30 %.

Oliver Bellucci Co-fondateur de Shapy

L’atout phare de ces outils d’automatisation, c’est de pouvoir observer la situation de son entreprise en temps réel. Grâce à l’IA, l’outil est capable de détecter les prochaines entrées et sorties, il est donc possible de mieux comprendre les chiffres et gérer plus pertinemment les finances de son entreprise. De même, la gestion de son besoin en fonds de roulement est facilitée par ces outils, améliorant ainsi la gestion globale de l’entreprise et sa santé financière.

Il est important de rappeler que ces outils ne remplacent pas le CRO ou le DAF ! Ils sont de véritables assistants performants, mais ils n’enlèvent pas le devoir de vigilance quant aux données financières de la société.

‍

4. Le paiement des taxes

Personne ne pense à utiliser l’intelligence artificielle ou l’automatisation pour le paiement de ses taxes auprès de l’État, considéré comme trop dangereux et inconscient… Cependant, calculer ses obligations fiscales, rester en parfaite conformité et préparer son entreprise pour le prochain audit peut être facilité par l’IA et l’automatisation !

Un DAF ou un CRO doit non seulement gérer le paiement des taxes, mais aussi veiller à respecter toutes les échéances au cours de l’année. Constituer ce calendrier fiscal manuellement est fastidieux et peut rapidement se transformer en un gouffre de temps. En effet, il doit se renseigner auprès d’un expert comptable pour se tenir informé.e, rester à jour et veiller à toujours rester dans les règles, se connecter sur les différentes plateformes des services publics pour valider les télépaiements, etc.

L’automatisation permet de rassembler toutes les informations pertinentes pour le statut juridique de l’entreprise et d’envoyer les rappels nécessaires aux personnes chargées du paiement des taxes au sein de l’organisation. Certaines fonctionnalités peuvent même identifier le niveau de risque de l’organisation et proposer des améliorations !

Bien que l’automatisation des rappels du paiement des taxes comporte des risques comme la mauvaise saisie du statut juridique, qui empêche ainsi le rappel et in fine, le non paiement des taxes, ces risques peuvent être maîtrisés !

En effet, il suffit à l’entreprise de bien vérifier lors de la configuration de l’outil que toutes les démarches sont bien comprises afin de ne pas passer à côté d’un paiement.

Parmi les meilleurs outils du marché, HelloTax, QuickBooks et Sage qui permettent entre autres d’effectuer le calcul des taxes et de piloter les déclarations du début jusqu’à la fin, tout en gardant la mainmise sur certains processus.

“L’automatisation est un élément d’accélération mais nous gardons la main sur l’écriture des opérations et le pilotage du circuit de validation.”

Marie-Luce Varlet, Responsable Comptable chez Royal Hainaut Spa & Resort Hotel

‍

5. Le paiement des employés

Un paiement en retard, un oubli d’envoi d’une fiche de paie constituent des facteurs de frustration et de démotivation conséquents chez les collaborateurs.

Des erreurs pourtant compréhensibles étant donné la complexité de la gestion manuelle des fiches de paie !

Heureusement, aujourd’hui, la majorité des entreprises ont digitalisé cette tâche et bénéficient désormais de logiciel de paie. Néanmoins, tous n’incluent pas les mêmes automatisations.

Nombreuses sont les organisations à encore gérer manuellement :

• Les absences
• Les congés
• Les notes de frais
• Les commissions
• Les entretiens annuels
• Le suivi du temps de travail
• La centralisation des documents
• Les fiches de salaire

Or, des logiciels comme PayFit, Lucca ou encore Cegid intègrent des processus efficaces de gestion des ressources humaines, permettant aux entreprises d'automatiser et de faciliter la gestion de ces tâches. Le gain de temps est considérable puisqu'il n'y a plus d'allers-retours entre les différents intervenants.

"Chez Cleor, nous établissons environ 12 500 fiches de paie par an [...] avec une équipe de trois personnes pour s'en occuper, d'où l'importance d'avoir une solution de gestion de la paie qui soit à la fois productive et efficace."

Sébastien Derval, Responsable Paie chez Clero (Groupe Morellato)

Pour un bon fonctionnement, il est tout de même nécessaire de bien configurer le paramétrage du logiciel afin de s’assurer de la fluidité du processus et de veiller à perfectionner son fonctionnement pour éviter toute erreur.

Au-delà du facteur temps, l’impact économique d’un logiciel de paie est également conséquent. En effet, selon l’étude Total Economic Impact menée par PayFit, une entreprise de 10 employés peut économiser 8 700 € en utilisant un logiciel de paie !

Un logiciel de paie offre une meilleure gestion de la masse salariale d'une entreprise à travers les informations collectées et transmises par le logiciel, offrant ainsi des conseils quant à la capacité de recrutement de l’entreprise.

‍

Le mot de la fin…

L’ère de l’IA et de l’automatisation ne fait que commencer. Les outils se développent à grande vitesse, laissant place à de nouvelles fonctionnalités particulièrement pertinentes tous les ans !

Il est donc indispensable de s’adapter en permanence et de se tenir au courant des dernières tendances pour favoriser sa propre productivité en tant que DAF ou CRO.

De nombreux outils ont été mentionnés au cours de l’article. Il est intéressant d’aller approfondir le sujet et découvrir les différentes solutions qu’ils proposent en fonction de son entreprise et ses processus et outils actuels.

Il est indispensable de faire évoluer son entreprise vers l’automatisation et l’intelligence artificielle, autrement dit, les solutions de demain !