Réussir la mise en place d'un plan de rémunération variable

1. Communication interne

La communication interne est une étape cruciale pour garantir l’adoption et la réussite de tout nouveau plan de rémunération variable. La manière dont vous présentez ce changement à vos équipes peut avoir un impact significatif sur leur motivation et leur performance. Il est donc essentiel de bien expliquer le nouveau plan aux équipes afin de créer un climat de confiance et d’enthousiasme autour de cette transformation.

a. Comment bien expliquer le nouveau plan de rémunération variable aux équipes ?

Clarification des objectifs et des raisons du changement

‍Avant toute présentation, il est primordial de clarifier les objectifs du nouveau plan ainsi que les raisons qui justifient ce changement. Que ce soit en réponse à l’évolution de la stratégie commerciale, à une baisse de performance, ou à un besoin d’adaptation face au turnover important, chaque motif doit être clairement communiqué.

‍Bonne pratique

Organisez une réunion de lancement où vous présenterez les enjeux de cette nouvelle approche. Utilisez des données concrètes : par exemple, expliquez comment une structure de rémunération plus flexible peut améliorer la satisfaction des employés, réduire le turnover et, par conséquent, booster les performances commerciales. Cela pourrait être accompagné de témoignages de commerciaux ayant expérimenté des changements similaires dans d'autres entreprises, illustrant l'impact positif d’un plan bien conçu.

Formation des managers pour qu’ils soient des relais efficaces

‍Les managers jouent un rôle clé dans la transmission des informations relatives au nouveau plan de rémunération. Il est essentiel de les former afin qu'ils puissent devenir des relais efficaces de cette nouvelle structure. 

Une formation ciblée permettra aux managers de comprendre en profondeur les nouveaux objectifs, les mécanismes de rémunération et les indicateurs de performance associés. Cela les aidera à répondre aux questions de leurs équipes et à apaiser les éventuelles inquiétudes.

‍Bonne pratique

‍Organisez des ateliers de formation où les managers pourront poser des questions et discuter des meilleures pratiques pour accompagner leurs équipes dans cette transition. 

b. Transparence sur les attentes et les avantages

La transparence est essentielle pour instaurer la confiance au sein de l’équipe. Communiquez clairement les nouvelles règles, les attentes en matière de performance, et comment celles-ci profiteront non seulement aux performances individuelles mais également aux performances collectives. 

‍Bonne pratique

‍Présentez les nouveaux indicateurs de performance et expliquez leur importance dans le cadre de la stratégie commerciale globale. En intégrant des exemples concrets, comme l'illustration des résultats d'une équipe performante sous le nouveau plan, vous pourrez montrer comment chacun peut tirer parti de cette nouvelle structure.

En somme, la communication interne autour du nouveau plan de rémunération variable doit être menée avec soin, en impliquant les équipes dès le départ, en formant les managers pour qu’ils soient des relais efficaces, et en assurant une transparence totale sur les attentes et les avantages. 

Une approche bien structurée permettra d’accroître l’adhésion des équipes et de garantir la réussite du nouveau plan.

‍Pour aller plus loin

‍Lisez notre article “Comment communiquer un nouveau plan de rémunération variable ?”, et découvrez les meilleurs conseils, bonnes pratiques et méthodes pour faire de votre nouveau plan de rémunération variable un véritable succès.

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2. Mise en place des outils de suivi

La mise en place d'outils de suivi efficaces est essentielle pour garantir la bonne exécution du nouveau plan de rémunération variable. 

Ces outils permettront non seulement de suivre les performances en temps réel, mais aussi d’automatiser les calculs de commissions pour minimiser les erreurs et les frustrations au sein des équipes. Voici les étapes clés pour adapter les outils de reporting et de gestion des commissions.

a. Adapter les outils de reporting et de gestion des commissions

Définir des tableaux de bord adaptés pour suivre la performance en temps réel

‍Les tableaux de bord sont des outils précieux pour visualiser la performance des équipes de vente. Ils doivent être personnalisés en fonction des indicateurs clés de performance (KPI) établis dans le nouveau plan de rémunération variable. Par exemple, il peut être pertinent de suivre des métriques telles que le chiffre d’affaires réalisé, le nombre de nouveaux clients acquis, ou encore le taux de satisfaction client. 

En fournissant une vue d'ensemble claire et instantanée des performances, les tableaux de bord permettent aux équipes de rester motivées et de prendre des décisions éclairées.

Automatiser autant que possible les calculs de commission

‍L’automatisation des calculs de commission est un facteur clé pour éviter les erreurs humaines et les frustrations. Avec un système automatisé, les données sont directement extraites des outils de gestion de la relation client (CRM) et reliées à un logiciel de gestion des commissions. 

L’outil pratique

‍Qobra permet de garantir que chaque transaction est correctement prise en compte, ce qui réduit le risque de malentendus et de mécontentement parmi les commerciaux. De plus, Qobra offre une solution qui relie les performances de vente aux commissions en temps réel, permettant ainsi aux équipes de voir instantanément comment leurs efforts se traduisent en gains financiers. Cela renforce non seulement la transparence, mais aussi la confiance des employés envers le système de rémunération.

‍“Un plan de rémunération variable doit être clair, simple, transparent et prévisible afin d'instaurer un climat de confiance. Il faut déjà donner une visibilité à 100% sur le modèle, les montants et sur les objectifs pour être sûr que tout soit clair dès le début.”

Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib

“Qobra a vraiment permis de gagner en confiance auprès des équipes car il voyait vraiment au quotidien leurs résultats. Ils avaient une visibilité très claire sur les détails des calculs en fonction des Dashboard, mais aussi d’où ils en sont par exemple sur leurs accélérateurs. Et ça peut les pousser à se motiver, à se dire OK, si je fais un deal de plus, ça va me débloquer potentiellement l'accélérateur suivant.”

Aude Cadiot, Revenue Operations Lead chez Spendesk

‍Bénéfices des outils de gestion des commissions

‍L'implémentation d'un logiciel de calcul et de gestion des commissions comme Qobra présente de nombreux avantages pour les équipes commerciales, opérationnelles et financières :

• Pour les équipes commerciales : Elles bénéficient d'une visibilité instantanée sur leurs performances et leurs commissions potentielles. Cela agit comme un puissant motivateur pour atteindre et dépasser les objectifs. De plus, la possibilité de consulter des données en temps réel contribue à renforcer leur engagement envers le plan de rémunération.
• Pour les équipes opérationnelles : L’automatisation des calculs permet de réduire le temps passé à traiter les commissions, ce qui libère des ressources pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Pour les équipes financières : Un logiciel de gestion des commissions réduit les risques d'erreurs et facilite le processus de reporting. Les données étant centralisées et mises à jour automatiquement, il devient plus facile de prévoir les dépenses liées aux commissions et d'analyser les coûts associés à la performance des ventes.

“Nous avons des ingénieurs commerciaux, des responsables de comptes, des directeurs commerciaux, tout le monde a des plans légèrement différents mais connectés les uns aux autres. Avec Qobra, on peut gérer différents modèles qu’on réutilise pour les mêmes postes, tout en pouvant ajuster quelques petites variables.”

Tomas Hons, GTM Strategy & Operations Manager chez Make

“Sur l’année 2022, On est en moyenne à 123% de performance individuelle, et Qobra fait partie d’un des maillons qui apporte cette motivation et qui nous fait performer au quotidien.”

Clémentine Platel-Paris, Head of Sales Southern Europe chez Spendesk

‍En somme, la mise en place d'outils de suivi adaptés et d’un logiciel comme Qobra est essentielle pour garantir la réussite du nouveau plan de rémunération variable. 

Ces outils permettent non seulement d’optimiser le suivi des performances, mais aussi de favoriser un climat de confiance et de transparence au sein des équipes, tout en réduisant les erreurs et en maximisant l’efficacité des processus de gestion des commissions.

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3. Suivi de la performance et ajustements

Le suivi de la performance et des ajustements est une étape cruciale pour s'assurer que le nouveau plan de rémunération variable reste pertinent et efficace. 

Cela implique une analyse régulière de l’efficacité du plan, ainsi que des mécanismes d’ajustement proactifs basés sur les résultats obtenus. Voici les points clés à considérer pour optimiser cette phase.

a. Analyse régulière de l’efficacité du plan

Suivi des performances commerciales globales et par individu

‍Pour évaluer l’efficacité d’un plan de rémunération variable, il est essentiel de suivre les performances à la fois au niveau global et individuel. Cela signifie examiner les résultats de vente de l’ensemble de l’équipe ainsi que ceux de chaque commercial. Un bon système de gestion des commissions, comme Qobra, permet de réaliser des analyses en temps réel, facilitant ainsi la détection des tendances et des anomalies.

‍“Le système de dashboard de Qobra me permet en deux clics et un regard, de pouvoir voir l’évolution de la rémunération d’une personne ou de plusieurs équipes.”

Thomas Mesnil, Sales Operations chez Pennylane

‍Par exemple, si un commercial se démarque avec des performances exceptionnelles, cela peut indiquer que le plan est bien conçu pour motiver certains comportements. En revanche, si plusieurs membres de l’équipe peinent à atteindre leurs objectifs, cela peut signaler un besoin d’ajustement.

Analyse des coûts du nouveau plan et de sa rentabilité

‍Il est également crucial d'analyser les coûts associés au plan de rémunération variable. Cela inclut non seulement les commissions versées, mais aussi les coûts indirects, comme le temps passé par les équipes de vente à atteindre leurs objectifs. En comparant ces coûts aux résultats obtenus, les entreprises peuvent déterminer la rentabilité du plan.

Par exemple, si le coût des commissions dépasse les bénéfices générés, cela pourrait indiquer que le plan n’est pas viable à long terme. En surveillant ces indicateurs, les entreprises peuvent effectuer des ajustements nécessaires pour garantir la rentabilité tout en motivant leurs équipes.

Identification des points de blocage éventuels

‍Lors du suivi des performances, il est important d’identifier les éventuels points de blocage. Cela pourrait inclure des objectifs trop ambitieux, des paliers de commission mal définis ou des bonus qui ne motivent pas les commerciaux. En recueillant des retours des équipes et en analysant les données, les entreprises peuvent identifier des éléments qui nécessitent des ajustements.

b. Mécanismes d’ajustement

Comment et quand ajuster les paliers, les objectifs ou la structure ?

‍Les ajustements doivent être basés sur des données concrètes et des retours d’expérience. Par exemple, si une majorité de l’équipe ne parvient pas à atteindre les paliers de commission, il peut être judicieux de revoir ces paliers à la baisse ou de les rendre plus accessibles. 

À l’inverse, si certains commerciaux dépassent régulièrement leurs objectifs, il peut être nécessaire d’augmenter les seuils pour les inciter à performer encore mieux.

Les mécanismes d’ajustement doivent également être flexibles. Les entreprises doivent prévoir des points de réévaluation réguliers, par exemple tous les trimestres, pour analyser les performances et apporter les modifications nécessaires. Cela permet d’adapter le plan en fonction de l'évolution des conditions du marché, des comportements des clients et des résultats des ventes.

Collecte de retours internes

‍Il est essentiel de collecter des retours auprès des commerciaux et des managers après chaque cycle d'évaluation. 

‍Les équipes doivent se sentir impliquées dans le processus d'ajustement, et leurs retours peuvent fournir des insights précieux sur la façon dont le plan est perçu et sur les éléments à améliorer. Cela favorise un climat de confiance et encourage une culture de performance collective.