Reporting commercial : Étapes, bonnes pratiques et outils

Le reporting des ventes implique la collecte et l'analyse de données relatives à l'activité commerciale et aux performances de l'équipe de vente, et est considéré comme primordial pour la plupart des entreprises.

Et pour preuve, selon une enquête menée par Deloitte en 2020, environ 87 % des entreprises considèrent le reporting commercial comme une priorité importante ou très importante.

Concrètement, le reporting des ventes permet de mesurer les performances individuelles et collectives, d'évaluer le niveau d'atteinte des objectifs et de suivre les diverses activités commerciales.

Le reporting commercial est un outil principalement utilisé par la direction commerciale et la direction générale pour gérer l’équipe commerciale, mais il est également utilisé par les commerciaux eux-mêmes pour évaluer leurs performances et les comparer avec les autres membres de leur équipe !

Bénéfices, étapes indispensables à suivre pour construire un bon reporting commercial, les meilleurs outils du marché… Les experts de Qobra vous dévoilent tout ce que vous devez absolument savoir à propos du reporting commercial !

‍

1. Les bénéfices du reporting commercial

Les bénéfices du reporting commercial sont nombreux, tant pour les équipes commerciales que pour la direction générale !

Réparties en 5 catégories principales, voici toutes les raisons de mettre en place un système de reporting des ventes :

Détecter les axes d'amélioration des commerciaux

• Déployer efficacement les efforts de la force de vente
• Comprendre les écarts

"Le reporting commercial nous a permis d'identifier des opportunités d'amélioration de notre processus de vente. En examinant les données de conversion et de pipeline, nous avons pu repérer des étapes du processus qui étaient sous-performantes et les améliorer. Cela a eu un impact significatif sur nos résultats globaux et notre rentabilité."

Mark, Directeur Commercial

Identifier des leviers de performance commerciale

• Garantir l'utilisation de données fiables et en temps réel
• Échanger les bonnes pratiques et les meilleurs outils des commerciaux
• Favoriser l'apprentissage en équipe et améliorer l'efficacité sur le terrain
• Détecter des tendances et prendre des décisions pour l'avenir
• Analyser les performances et de concentrer les efforts là où cela vaut le plus
• Évaluer l'efficacité de la stratégie commerciale
• Choisir les indicateurs de performance pertinents
• Ajuster le pilotage commercial en fonction des résultats

"Le reporting commercial a vraiment amélioré notre compréhension des performances de l'entreprise. Avant sa mise en place, nous manquions de visibilité sur nos ventes et nos objectifs. Maintenant, grâce au reporting, nous pouvons suivre nos résultats en temps réel, identifier les tendances et prendre des décisions éclairées pour atteindre nos objectifs."

Sarah, Responsable Commercial

Motiver les équipes commerciales

• Visualiser les performances et stimuler la motivation

Aligner le marketing et le commercial

• Fournir des leads qualifiés par le marketing
• Introduire les outils de marketing dans le processus de vente
• Mesurer la pertinence des outils de communication et l'efficacité du suivi des leads
• Faciliter la communication et les prises de décision
• Gagner du temps dans l'établissement du reporting

Obtenir de la visibilité sur le marché

• Veiller à l'attractivité de l'offre sur le marché
• Identifier les zones où concentrer les commerciaux
• Matérialiser les données et les rendre compréhensibles  

"Le reporting des ventes est un outil essentiel pour moi en tant que représentant commercial. Il me permet de suivre mes propres performances, de voir quels produits se vendent le mieux et d'identifier les opportunités de croissance. Je peux également analyser les données historiques pour adapter ma stratégie de vente et maximiser mes chances de réussite."

John, Commercial

Comme nous venons de le voir, le reporting commercial offre une multitude d'avantages pour une entreprise, qu'il s'agisse d'une petite structure ou d'une grande organisation.

Pour la direction, les reportings fournissent des informations précieuses pour évaluer l'efficacité de la stratégie commerciale, prendre des décisions stratégiques et mesurer le retour sur investissement.

En définitive, le reporting des ventes est un outil indispensable pour toute entreprise qui souhaite optimiser ses performances, atteindre ses objectifs et rester compétitive sur le marché !

‍

2. Étapes à suivre pour créer un reporting commercial

Tout comme Rome ne s'est pas construite en un jour, il en va de même pour l'élaboration d'un reporting commercial !

Cela nécessite une approche méthodique et structurée, sans laquelle l’entreprise ne sera pas en mesure de mettre en place un reporting commercial qui l’aidera à prendre des décisions stratégiques éclairées et à optimiser ses performances commerciales.

Voici donc les étapes clés à ne pas manquer :

1. Définir les objectifs du reporting commercial

• Détecter les axes d'amélioration des commerciaux
• Identifier les leviers de performance commerciale
• Motiver les équipes commerciales
• Aligner le marketing et le commercial
• Obtenir de la visibilité sur le marché

2. Définir la fréquence du reporting commercial

• Identifier la meilleure récurrence pour établir le reporting commercial en fonction de l'activité (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle)
• Automatiser le reporting en le reliant aux différentes bases de données et outils

3. Définir le format du reporting commercial

• Choisir parmi les différents formats (Excel, Google Sheets, CRM, solution spécialisée, etc.)

🐍 L'exemple chez Qobra

Comme de nombreuses entreprises, notre reporting commercial a été créé et est disponible directement dans notre solution CRM, à savoir Salesforce, l’une des meilleures solutions sur le marché.

• Créer plusieurs vues du reporting commercial en fonction des différents niveaux hiérarchiques. En effet, il est primordial d’avoir plusieurs niveaux de granularité car cela permet d’identifier facilement où l’entreprise a des difficultés, et ainsi mettre des actions correctrices où cela est nécessaire afin d’atteindre les objectifs désirés.

🐍 L'exemple chez Qobra

Nous avons 4 niveaux lectures. Le premier est à l’échelle de l’entreprise, c’est-à-dire un reporting sur l’activité globale (revenu généré, nombre de clients, panier moyen, taux de churn, etc.).

Ensuite, un second niveau dédié aux différentes équipes, c’est-à-dire SDR et Account Executive. Les informations vont être à peu près similaires au premier niveau, mais l’on va pouvoir détecter les actions à mettre en place dans chaque équipe afin qu’elles s’améliorent.

Le troisième niveau va quant à lui se focaliser sur les indicateurs par pays, France et Royaume-Uni en l’occurrence chez Qobra.

Enfin, le dernier niveau est individuel, il va permettre d’accompagner personnellement chaque membre de l’équipe commercial à identifier ses faiblesses et s’améliorer, mais aussi observer les meilleurs commerciaux et comprendre leur réussite.

• Soigner le visuel du reporting en hiérarchisant les informations de manière synthétique et en définissant un design intuitif et agréable visuellement.

4. Définir et suivre les bons indicateurs

Selon une étude de KPMG réalisée en 2019, 79 % des entreprises utilisent des KPI pour mesurer leurs performances commerciales et prendre des décisions stratégiques.

Il est donc primordial de choisir les bons indicateurs commerciaux pour faciliter la compréhension et la lecture du reporting. Et parmi tous les indicateurs existants, on en dénombre 7 grandes catégories :

• Indicateurs d’activité des commerciaux (Nombre de rendez-vous pris, nombre d’appels effectués, temps passé en prospection, etc.)
• Indicateurs de prospection (Nombre d’appels émis, nombre d’emails envoyés, coût par prospect, etc.)
• Indicateurs de vente (Chiffre d’affaires réalisé, nombre de nouvelles opportunités, taux de conversion, etc.)
• Indicateurs de revenu (Marge bénéficiaire, coût d'acquisition client, etc.)
• Indicateurs marketing (Suivi des leads, score NPS, panier moyen, etc.)
• Indicateurs quantitatifs (Nombre de ventes conclues, en cours et perdues, fréquence des interactions commerciales, etc.)
• Indicateurs qualitatifs (Expertise du marché, entonnoir de conversion, niveau de qualification des leads, etc.)

5. Collecter des données fiables

• S'assurer que toutes les données relatives à l'activité des équipes sont prises en compte et bien reliées entre elles
• Utiliser des outils analytiques pour créer du lien entre les données
• Veiller à ce que les collaborateurs renseignent correctement les informations dans les logiciels utilisés

💡 Bonne pratique

Afin de s’assurer d’intégrer les bonnes informations dans le reporting commercial, autrement dit des données fiables, il est important de synchroniser l’ensemble des outils utilisés par l’équipe commerciale, que ce soit le CRM, les outils de data visualisation ou autres (Aircall, Ringover, Outreach, Salesforce, Docusign, etc.).

6. Communiquer

• Communiquer sur la valeur du reporting, mettre en avant les données pertinentes
• Démontrer ses bénéfices pour les équipes commerciales
• Communiquer régulièrement

7. Revoir régulièrement le reporting

• Rester agile en remettant régulièrement en question le choix des indicateurs et la nature des informations à transmettre

En suivant les étapes clés décrites ci-dessus, les entreprises seront en mesure d'utiliser le reporting des ventes pour maximiser la productivité de leurs équipes de vente et, en fin de compte, leur rentabilité et leur succès à long terme !

‍

3. Focus : Les meilleurs indicateurs commerciaux à suivre

Rapidement évoqués précédemment, les indicateurs commerciaux constituent une étape primordiale dans l’établissement du reporting commercial.  

Il est indispensable de sélectionner et suivre les indicateurs qui permettent d’évaluer avec précision les performances de l’équipe commerciale.

Voici une liste des indicateurs de vente les plus pertinents par catégorie :

Indicateurs d’activité des commerciaux

• Nombre de rendez-vous pris
• Nombre d’appels effectués
• Temps passé en prospection
• Nombre de devis ou de propositions commerciales envoyés
• Nombre de ventes conclues
• Chiffre d'affaires généré
• Chiffre d’affaires généré
• Taux de conversion des prospects en clients
• Nombre de nouveaux clients acquis

Les indicateurs de prospection

• Temps passé entre la prospection et la finalisation de la vente
• Nombre d'appels émis et/ou d'e-mails envoyés
• Nombre d'appels aboutis et/ou d'e-mails ouverts
• Coût par prospect ou par lead

Les indicateurs de vente

• Chiffre d’affaires réalisé
• Nombre de nouvelles opportunités
• Taux de conversion
• Panier moyen

Indicateurs de revenus

• Marge bénéficiaire
• Coût d’acquisition d’un client
• Valeur de durée de vie du client

Les indicateurs marketing

• Suivi des leads
• Nombre de tickets fermés, ouverts et traités
• Score NPS, CSAT ou CES
• Volume des commandes
• Taux d'abandon
• Panier moyen par commande
• Nombre de demandes
• Coût d’acquisition d’un client
• Durée moyenne d'une conversation téléphonique par agent
• Ventes par zone géographique ou département

Les indicateurs quantitatifs

• Nombre de ventes conclues, en cours et perdues
• Nombre de clients gagnés et perdus
• Panier moyen
• Fréquence des interactions commerciales

Les indicateurs qualitatifs

• Expertise du marché
• Entonnoir de conversion
• Niveau de qualification des leads
• Taux de performance (taux d'efficacité, taux de conversion prospect/client, taux de rétention client et d'attrition)

💡 Bon à savoir

Il est du ressort de chaque entreprise de déterminer les indicateurs qui lui conviennent le mieux en fonction de sa stratégie commerciale !

‍

4. Focus : La communication autour du reporting commercial

Préalablement évoquée également, la communication fait partie des étapes à ne pas négliger dès lors qu’on met en place un reporting commercial.  

Et pour cause, comme tout projet, aussi bien qu’il soit mené, si la communication n’est pas travaillée en conséquence, le projet ne sera pas compris et donc ignorée.

Pour que le reporting des ventes soit un succès, voici trois grands principes à suivre :

1. Communiquer un message pertinent

Une communication commerciale pertinente nécessite la transmission d'un discours qui facilite la prise de décision. À cet effet, il est crucial de réfléchir au message à transmettre et à ce que l’entreprise souhaite démontrer à l'aide des données sélectionnées. Le manager doit sélectionner avec soin les indicateurs qu'il souhaite mettre en évidence !  

Par exemple, le coût d'acquisition client peut être mis en perspective avec d'autres indicateurs comme le MRR (Revenu mensuel récurrent) ou la Customer Lifetime Value (valeur de vie du client). Des indicateurs qui peuvent être illustrés par des références pour mettre en contexte les chiffres.  

En effet, il est important de fournir un contexte aux données et aux graphiques. À cet effet, il est possible de comparer ses chiffres à une période antérieure ou à un objectif spécifique fixé.

2. Mettre en avant les données pertinentes

Pour choisir en connaissance de cause les graphiques à utiliser, il est essentiel que le responsable tienne compte de la nature des données et des informations qu'il souhaite communiquer à son équipe de vente.

Il existe quatre catégories principales d'objectifs analytiques, chacune correspondant à un type de graphique. Le manager peut ainsi opter pour :

• Illustrer les relations entre les variables
• Décomposer une donnée en fonction d'une dimension
• Comparer des données entre elles
• Segmenter les données

À titre d’exemple, il peut utiliser des graphiques pour représenter une évolution dans le temps. Il peut préférer un diagramme à barres pour comparer des éléments de la même catégorie ou pour représenter des données segmentées. Qu'il s'agisse de courbes ou de diagrammes à barres, ces graphiques doivent être facilement compréhensibles.  

En revanche, la compréhension peut être plus complexe lorsque le reporting commercial inclut des graphiques circulaires ou des graphiques Sparkline, qui sont moins lisibles.

3. Communiquer activement

La vente reste avant tout un travail d’équipe. Bonne nouvelle, le reporting commercial soutient une communication en temps réel : actions réalisées, position des clients dans le pipeline de vente, etc.

Un outil également pratique en cas de départ ou d’absence d’un collaborateur, ou pour fournir un support de travail à des commerciaux mobiles qui n’ont pas l’occasion d’échanger quotidiennement avec leurs collègues.

Cette communication améliorée favorise en parallèle l’alignement marketing-vente. Une aubaine, puisque les deux services sont tenus d’avancer main dans la main (le département marketing fournit les leads, les commerciaux les transforment en clients) pour garantir l’atteinte des objectifs de l’entreprise !

5. Les meilleurs outils de reporting commercial

Comme nous l’avons évoqué depuis le début de cet article, le reporting commercial est indispensable à toute entreprise !

Par conséquent, nombreuses sont les entreprises à s’être positionnées sur le marché et à avoir développé leur solution pour pallier aux inconvénients des solutions par défaut comme Excel et Google Sheets.

Une enquête réalisée par Ventana Research en 2019 a révélé que seulement 23 % des organisations utilisaient un outil avancé pour le reporting commercial, tandis que 43 % utilisaient encore des outils manuels tels que des feuilles de calcul.

"Avant, nous devions collecter manuellement les données de vente, ce qui était fastidieux et chronophage. Maintenant, avec un système de reporting automatisé, nous gagnons énormément de temps et pouvons nous concentrer sur l'analyse des données et la prise de décisions stratégiques."

Laura, Responsable Marketing

Après une analyse approfondie du marché, voici les 5 meilleurs outils identifiés par Qobra sur le marché des solutions de reporting commercial :

Looker

Looker est un outil qui fait partie de Google Cloud Platform, et est logiquement orienté vers les utilisateurs non techniques. L'un des principaux avantages de Looker est qu'une fois configuré, il nécessite peu d'ajustements supplémentaires. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres analyses sans avoir à écrire de code SQL, ce qui facilite l'accès et l'exploration des données.

Looker propose une bibliothèque de visualisations préconfigurées, mais offre également la possibilité de créer des visualisations personnalisées.

Une fois Looker configuré, il est facile pour les utilisateurs professionnels d'explorer les données sans avoir besoin d'une formation avancée.

Tableau

Tableau est un outil avancé de Business Intelligence (BI) largement reconnu sur le marché. Tableau propose des fonctionnalités robustes pour la visualisation et l'analyse des données, facilitant ainsi l'exploration des informations. Il convient particulièrement aux entreprises de taille moyenne et aux grandes entreprises.

L'interface conviviale de glisser-déposer de Tableau est mise en avant, car elle permet aux utilisateurs de créer facilement des tableaux de bord et des analyses approfondies. De plus, l'outil offre la possibilité de configurer des alertes et des abonnements pour les rapports, facilitant ainsi le partage d'informations au sein de l'organisation.

Microsoft Power BI

Microsoft Power BI est un logiciel dédié à l'intelligence d'affaires et à la création de rapports, spécialisé dans la gestion des données.  

Il permet d'importer, de traiter, de modéliser et de présenter les données sous forme de rapports. Power BI propose une plateforme unifiée pour l'analyse et le reporting, à la fois en libre-service et en entreprise. Grâce à l'utilisation de l'intelligence artificielle avancée, l'accès aux informations analytiques est rapide.

Les atouts de Power BI résident dans son support multilingue (DAX, Power Query, SQL, R et Python) et ses capacités étendues d'intégration de données, avec plus de 120 connecteurs de sources de données natifs gratuits.

Salesforce

Les fonctionnalités de Rapports et Tableaux de bord dans l'outil CRM Salesforce permettent de suivre facilement les prospects, les taux de conversion et le pipeline de vente en temps réel, offrant ainsi une vue complète de l'état de l'entreprise.

L'outil d'analyse CRM de Salesforce permet de créer rapidement des rapports de prévision des ventes personnalisés en utilisant une interface intuitive pour sélectionner les champs, les filtres, les regroupements et les graphiques souhaités.

La fonction Tableaux de bord est également utile pour rester organisé et proactif. Elle vous permet d'examiner les indicateurs clés, de trouver les données les plus importantes pour la réussite de votre entreprise, d'étudier des exemples de tableaux de bord et de créer des tableaux de bord personnalisés.

Hubspot

Le module de reporting complémentaire du CRM HubSpot permet aux utilisateurs d'explorer les données liées au marketing, aux ventes et au service client. Les utilisateurs peuvent créer des rapports et des tableaux de bord personnalisés à partir de zéro ou utiliser des rapports préétablis.

Pour les entreprises qui utilisent les centres de marketing, de vente et de service client de HubSpot, aucune intégration n'est nécessaire pour accéder aux données requises. HubSpot peut également générer des rapports sur les données provenant d'applications intégrées si vous utilisez des plateformes externes.

Le mot de la fin…

Détection des axes d’amélioration des commerciaux, identification des leviers de performance commerciale, motivation des équipes commerciales, alignement sales et marketing, visibilité sur le marché… C’est indéniable, avoir un reporting commercial est indispensable !  

Mais comme nous l’avons vu, il est également important de suivre à la lettre des étapes précises pour être sûr d’en faire un succès et que le reporting commercial apporte tous les bénéfices promis. Parmi lesquelles le choix des indicateurs commerciaux et la communication.

Une fois cette étape franchie, il ne vous reste plus qu'à choisir le bon outil pour que vos équipes commerciales soient enthousiasmées par le reporting des ventes !